Een agenda, een online To-Do lijst, memobord, een sticky notes, kalender, je mobiele telefoon. Allemaal hulpmiddelen om ervoor te zorgen dat alles dat je in een dag, paar dagen of week moet doen kunt 'wegzetten.'
Parkeren van je chaos.
De chaos die je vaak in je hoofd veroorzaakt is het alles willen doen, onthouden dat je het moet doen en vervolgens ga je in je hoofd bedenken hoe je dat allemaal gaat doen. Conclusie? Je raakt door die chaos alleen nog maar meer in de war. Je raakt het overzicht kwijt.
Stap 1. Een hulpmiddel om je hoofd rustiger te maken, en daardoor een lijstje wel effectief is, is het parkeren van je chaos. Het letterlijk opschrijven, hoeft (nog) niet in volgorde, van de taken die je te doen hebt, geeft al iets meer rust.
Stap 2. Vindt een manier die bij jou past. Sommige mensen gebruiken geen agenda. Koop dan ook geen agenda. Je zult er namelijk ook niet in kijken. Anderen gebruiken een kalender (of memobord) die in een kamer hangt waar je veel langsloopt en dus naar kijkt. Het voordeel van een kalender is een overzicht van een hele week, maar kan ook frustreren omdat je geneigd bent verder te kijken dan de week waarin je zit en dus weer chaos kweekt voor jezelf. Een handige tip die ik ooit kreeg was het gebruik van je mobiele telefoon. Hetgene dat je op die dag moet doen zet je als notitie in het display van je mobiel en laat het op jouw gewenste tijd afgaan. Je parkeert daarmee je taak en hoeft er niet meer aan te denken. Het wenkt jou vanzelf.
Stap 3. Orden je takenlijst. Dit is misschien wel een moeilijke. Want iemand die het overzicht moeilijk hanteert, heeft ook moeite deze lijst te ordenen op mate van belangrijkheid. Meestal kijk ik naar de deadline van taken. Je wilt niet eerst naar de kapper en daarna pas aan de slag gaan met een taak dat af moet een uur of drie later. Ja natuurlijk is je haar alweer ontzettend lang geworden en is het echt nodig dat je erheen gaat, maar die deadline die je te behalen hebt is veel urgenter. Je haren groeien niet tien centimeter in een dag. Prioriteiten stellen is dus spelen met de taken op je lijst. Zet bovenaan wat het meest urgent is. Waarbij een deadline te behalen is en dus echt gedaan moet worden. Werk met je lijst in volgorde van urgentie. Boodschappen kun je bij de avondwinkel ook halen. Als die ene deadline echt af moet zijn om zes uur, dan is dat belangrijker.
Klik op plaatje voor uitleg.
Stap 4. Neem ook een pauze. Als je een takenlijst hebt waarbij je denkt: ik kan me een pauze niet eens veroorloven, dan is je takenlijst sowieso al te groot. (Lees: taken zijn dan al misschien verschoven en uitgesteld.) Pauze heb je namelijk ook nodig om even tot rust te komen en energie te krijgen. Je put jezelf mentaal uit als je handelt en werkt vanuit een gevoel van haast en passieloze toestand. Pauze heb je ook nodig om even te herfocussen. Goed voor je kop. Doen dus. Al is het maar tien minuten. Ga weg van je bureau, loop even rond, neem een kop koffie en blader even in een krantje voordat je weer aan de slag gaat. Doe even iets dat niets te maken heeft met je huidige werkzaamheden.
Stap 5. Als je een ochtendmens bent, werk dan wat harder door in de ochtend zodat je dan de meeste energie hebt voor je taken. Avondmensen zullen bepaalde taken dus beter een avond of twee eerder kunnen doen, zodat zij 's avonds de energie ervoor hebben en dus ook hun deadline halen.
Stap 6. Doodle wat. Experimenteer met je takenlijst. Een takenlijst moet geen vervelend ding zijn. Het moet je een prettig gevoel geven, alsof je niet zonder zou kunnen omdat het zo bruikbaar is en makkelijk. Er bestaat geen een manier om lijsten te maken. De ene zal puntsgewijs werken, de ander met tekeningen. De ene schrapt veel tussendoor en plakt een boel verschillende sticky notes op zijn/haar tafel. De ander schrijft op een hand.
Stap 7. Voordelen van lijstjes is het schrappen of weghalen. Als je werkt met sticky notes en je taak is volbracht, dan haal je letterlijk je taak weg en is er letterlijk en figuurlijk meer ruimte. Datzelfde geldt voor het schrappen van taken die af zijn. Je kunt letterlijk je taak wegdoen. Het is af. Klaar.
Handig:
Desktop sticky notes.
Kitsch & Kitchen organizer.
Remember the Milk.
Leestip.
Geen opmerkingen:
Een reactie posten